Biuro w Warszawie

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Ochrony Danych Osobowych – Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności: realizacja zadań wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.2)), zwanego dalej „rozporządzeniem” oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 i 1669), w szczególności:informowanie Administratora Danych Osobowych, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;monitorowanie przestrzegania rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia;prowadzenie współpracy z organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych;pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;prowadzenie rejestrów i dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych;udzielanie wsparcia współpracownikom w zakresie projektowania i wdrażania rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;udział w tworzeniu i aktualizowaniu dokumentacji związanej z procesami przetwarzania danych osobowych;prowadzenie nadzoru oraz przeprowadzanie audytów dotyczących przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych;przygotowywanie raportów i analiz dotyczących ryzyka przetwarzania danych osobowych;prowadzenie szkoleń wewnętrznych oraz budowanie świadomości i wiedzy pracowników Biura w zakresie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych;zapewnienie wsparcia dla Administratora Danych Osobowych przy rozwiązywaniu bieżących problemów w obszarach dotyczących przetwarzania danych osobowych;opiniowanie umów i klauzul umownych dotyczących przetwarzania danych osobowych;opracowywanie opinii oraz rekomendacji z zakresu ochrony danych osobowych.Zadania z zakresu ochrony danych osobowych mogą być zlecane podmiotom zewnętrznym.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Realizacji Projektów i Współpracy Międzynarodowej należy w szczególności:

koordynacja współpracy międzynarodowej w zakresie zadań realizowanych przez Biuro; realizacja lub koordynacja projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej;przygotowywanie wniosków aplikacyjnych dotyczących projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu Dyrektora należy w szczególności:

obsługa korespondencji wpływającej do Biura w Warszawie; zapewnienie obsługi sekretariatu Dyrektora; prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora.

Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Informatyczno-Technicznych należy w szczególności:

zapewnienie niezawodnego i ciągłego funkcjonowania sieci, urządzeń teleinformatycznych i oprogramowań użytkowanych w Biurze;administrowanie siecią komputerową Biura;sprawowanie nadzoru nad eksploatacją sieci, urządzeń teleinformatycznych i oprogramowań użytkowanych w Biurze;wdrażanie systemów i innych rozwiązań teleinformatycznych w Biurze;zapewnienie kompatybilności zakupów IT dokonywanych na potrzeby Biura;instalowanie i konfigurowanie urządzeń sieci LAN, serwerów oraz systemów informatycznych;sprawowanie nadzoru nad eksploatacją sprzętu informatycznego w Biurze;planowanie, wdrażanie i rozbudowa infrastruktury sieciowo-serwerowej oraz systemów informatycznych;wykonywanie i weryfikacja kopii bezpieczeństwa danych oraz systemów;sprawowanie nadzoru nad zapewnieniem bezpieczeństwa haseł i dostępu do sieci;obsługiwanie centrali telefonicznej Biura;zapewnienie wsparcia technicznego użytkowników w zakresie obsługi urządzeń i systemów informatycznych (Helpdesk);obsługiwanie i dokonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego i biurowego;prowadzenie dokumentacji sieci i sprzętu komputerowego;sprawowanie nadzoru nad legalnością oprogramowania w Biurze;prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej urządzeń informatycznych Biura;uczestniczenie w przygotowywaniu materiałów informacyjnych i graficznych z zakresu merytorycznego działania Biura;prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego;prowadzenie stron internetowych Biura, z wyłączeniem strony internetowej periodyku naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”.

Do zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Prawnej należy zapewnienie obsługi prawnej Biura poprzez świadczenie pomocy prawnej w zakresie określonym w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 75), w szczególności:

udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie związanym z działalnością Biura;sporządzanie opinii prawnych w zakresie przedkładanych problemów prawnych;współpracowanie pod względem formalnoprawnym z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie przy tworzeniu oraz zmianach wewnętrznych aktów prawnych;współpracowanie pod względem formalnoprawnym z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie przy tworzeniu projektów umów cywilnoprawnych oraz uchwał i informacji dla Zarządu;występowanie z wnioskiem do Dyrektora o wszczęcie postępowania sądowego w przypadku stwierdzenia przez Głównego Księgowego wymagalnych należności względem Biura;reprezentowanie Biura przed sądami, organami administracji państwowej i innymi jednostkami administracyjnymi w zakresie udzielonych pełnomocnictw;współpracowanie z Zespołem Finansowo – Księgowym w zakresie egzekucji;prowadzenie repertorium spraw sądowych;informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym związanych z działalnością Biura;prowadzenie podręcznej biblioteki publikacji i wydawnictw prawniczych.

Do zadań Zespołu Kadr i Szkoleń należy w szczególności:

opracowywanie zasad polityki kadrowej i jej realizacja; planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń osobowych oraz gospodarowanie limitem wynagrodzeń we współpracy z Głównym Księgowym;prowadzenie naboru na stanowiska urzędnicze w Biurze;prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem służby przygotowawczej;prowadzenie spraw w zakresie okresowej oceny pracowników na stanowiskach urzędniczych;prowadzenie spraw w zakresie planowania indywidualnej ścieżki kariery pracowników;prowadzenie ewidencji pracowników;przygotowywanie dokumentacji w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy oraz awansowania, przeszeregowywania i wynagradzania;ewidencjonowanie czasu pracy pracowników;prowadzenie obsługi pracowników w zakresie:przygotowywania wniosków o wypłatę świadczeń, wynikających ze stosunków pracy (nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne),załatwiania formalności związanych z przejściem na emeryturę lub rentę,ewidencjonowania urlopów i zwolnień lekarskich,wystawiania dokumentów i zaświadczeń;prowadzenie akt osobowych;angażowanie środków na wynagrodzenia pracowników Biura;realizacja działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;sporządzanie rocznego planu szkoleń pracowników Biura;prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie spraw kadrowych.wykonywanie zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze, w tym:prowadzenie kontroli i analizy warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze,dokonywanie corocznych ocen bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze,prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,realizowanie zadań, o których mowa w §2 i §3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. poz 704 oraz z 2004 r. poz. 2468).

Do zakresu zadań Zespołu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:

prowadzenie rachunkowości Biura zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.), w szczególności:opracowywanie zasad (polityki) rachunkowości Biura,prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,sporządzanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego,sporządzanie sprawozdań finansowych,gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;przygotowywanie projektu planu finansowego Biura oraz jego zmian, we współpracy z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie;opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków dla Biura;przygotowywanie zmian w planie finansowym wydatków i dochodów Biura;sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego z zakresu spraw prowadzonych przez Zespół;kontrolowanie zgodności wydatkowania środków finansowych z planem finansowym oraz ich klasyfikacja;dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz ich zgodności z planem finansowym;sporządzanie list płac i innej dokumentacji wymaganej przepisami prawa dla zawartych umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych;sporządzanie bieżących i rocznych rozliczeń pracowników do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych;naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz zobowiązań podatkowych;prowadzenie spraw związanych z egzekucją należności pieniężnych Biura;prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;prowadzenie syntetycznej ewidencji środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami;sporządzanie wyceny inwentaryzowanych w formie spisu z natury rzeczowych składników majątkowych, porównanie ich wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych;przeprowadzanie inwentaryzacji, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, aktywów finansowych na rachunkach bankowych i należności;wydawanie zaświadczeń do celów emerytalno-rentowych oraz innych o wypłacanym wynagrodzeniu;prowadzenie ewidencji wydatków strukturalnych;sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania planu finansowego;przygotowywanie informacji o realizacji Wieloletniej Prognozy Finansowej, w tym o przebiegu realizacji przedsięwzięć wieloletnich;sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków planu finansowego Biura;wykonywanie innych czynności finansowo – księgowych w zakresie niezastrzeżonym dla Głównego Księgowego.

Do zakresu zadań Głównego Księgowego należy, w szczególności:

zapewnienie należytego wykonywania obowiązków kierownika jednostki określonych w przepisach o rachunkowości i o finansach publicznych;zapewnienie sprawnego funkcjonowania służb finansowo – księgowych Biura oraz prawidłowe wykonywanie planu finansowego;prowadzenie spraw z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej Biura;wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Biura;dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;sporządzanie okresowych i rocznych analiz ekonomicznych z wykonania poszczególnych planów finansowych;sprawowanie nadzoru nad sporządzaniem sprawozdań finansowych (miesięcznych, kwartalnych, rocznych);sprawowanie nadzoru nad windykacją należności Biura;weryfikowanie pod względem finansowo – księgowym dowodów księgowych;weryfikowanie pod względem finansowo – księgowym umów zawieranych przez Biuro, w tym kontrasygnata umów pod względem finansowo – księgowym.

W przypadku nieobecności w pracy lub braku możliwości pełnienia przez Głównego Księgowego obowiązków służbowych, zastępuje go osoba wskazana przez Dyrektora w uzgodnieniu Głównym Księgowym.

Do zadań Zespołu Organizacyjno-Administracyjnego należy zapewnienie funkcjonowania Biura, w szczególności poprzez:

administrowanie pomieszczeniami Biura oraz sprawowanie nadzoru nad ich konserwacją i obsługą techniczną oraz prowadzenie współpracy w tym zakresie z samodzielnymi stanowiskami organizacyjno-administracyjnymi w oddziałach terenowych i podmiotami zewnętrznymi;gospodarowanie mieniem Biura i prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej oraz prowadzenie współpracy w tym zakresie z samodzielnymi stanowiskami organizacyjno-administracyjnymi w oddziałach terenowych;prowadzenie spraw z zakresu archiwizacji dokumentów Biura;prowadzenie spraw z zakresu udzielania przez Biuro zamówień publicznych w tym organizowanie zakupu materiałów oraz innych środków trwałych i usług, niezbędnych do funkcjonowania Biura;prowadzenie magazynu zaopatrzeniowego dla potrzeb Biura;prowadzenie spraw z zakresu zakupów wspólnych, współpraca z Urzędem w tym zakresie;prowadzenie współpracy z Samodzielnym Stanowiskiem ds. Ochrony Danych Osobowych – Inspektorem Ochrony Danych w zakresie ochrony danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w Biurze;obsługa sekretariatów zastępców Dyrektora;prowadzenie spraw związanych z procedowaniem zarządzeń Dyrektora;prowadzenie:zbioru wewnętrznych aktów prawnych obowiązujących w Biurze,rejestru wydanych przez Dyrektora upoważnień i pełnomocnictw,rejestru umów i porozumień zawieranych przez Biuro;realizowanie zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego we współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Biura, w szczególności:opracowywanie i aktualizacja dokumentacji planistycznej z zakresu przygotowań obronnych, zgodnie z potrzebami oraz obowiązującymi przepisami prawa,organizowanie szkoleń obronnych dla kadry kierowniczej i pracowników Biura,współdziałanie z Urzędem w zakresie realizacji zadań obronnych i zarządzania kryzysowego;prowadzenie księgozbioru Biura;prowadzenie BIP we współpracy z komórkami organizacyjnymi Biura właściwymi merytorycznie;koordynowanie udzielania informacji publicznej we współpracy z komórkami organizacyjnymi Biura właściwymi merytorycznie;zabezpieczenie potrzeb transportowych Biura;zapewnienie obsługi kancelaryjnej;zapewnienie obsługi logistycznej krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Biura;zapewnienie obsługi logistycznej seminariów i konferencji organizowanych przez Biuro we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi;prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą;uczestniczenie w przygotowywaniu materiałów informacyjnych i graficznych z zakresu działania Biura.

Do zadań Zespołu Wydawniczego należy w szczególności:

organizowanie procesu wydawniczego Biura, w tym: przygotowanie redakcyjne i techniczne materiałów, współpraca z Zespołem redakcyjnym periodyku naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”,składanie oraz przygotowanie materiałów do druku,udział w postępowaniach przetargowych na druk i oprawę introligatorską;przygotowanie procesu wydawniczego periodyku naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”, serii wydawniczej „MAZOWSZE Analizy i Studia” oraz innych opracowań i publikacji wydawanych w Biurze;prowadzenie prac administracyjnych i organizacyjnych niezbędnych do poprawnego funkcjonowania redakcji periodyku naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”;prowadzenie strony internetowej periodyku naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”;tworzenie projektów graficznych na potrzeby Biura;sprawowanie nadzoru nad poprawnym używaniem logotypów: Biura, marki MAZOWSZE oraz projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej;drukowanie, powielanie i obróbka introligatorska materiałów zleconych przez komórki organizacyjne;sprawowanie nadzoru nad konserwacją, użytkowaniem oraz wymianą maszyn powielająco-drukujących i urządzeń introligatorskich.