Autor: Dariusz Dyl (strona 16)

Zadania zespołu:

tworzenie i aktualizacja bazy danych przestrzennych; sporządzanie audytu krajobrazowego we współpracy z Zespołem Planowania Strategicznego oraz oddziałami terenowymi; współudział w opracowywaniu studiów i raportów związanych z rozwojem Województwa;przetwarzanie i wizualizacja danych przestrzennych i statystycznych;prowadzenie i aktualizacja geoportalu;współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami samorządu terytorialnego;analiza i modelowanie danych przestrzennych dotyczących transportu;przygotowywanie opinii i stanowisk na potrzeby samorządu Województwa w zakresie rozwoju transportu regionalnego;współpraca z Departamentem Nieruchomości i Infrastruktury Urzędu, Mazowieckim Zarządem Dróg Wojewódzkich w  Warszawie oraz z innymi podmiotami na rzecz rozwoju transportu; współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, administracją rządową, organizacjami pozarządowymi, instytucjami naukowymi, szkołami wyższymi lub stowarzyszeniami zawodowymi.

Zadania zespołu:

organizowanie procesu wydawniczego Biura, przygotowywanie redakcyjne i techniczne powierzonych materiałów; współpraca z zespołem redakcyjnym, prowadzenie prac administracyjnych i organizacyjnych dotyczących czasopisma naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”; skład oraz przygotowywanie materiałów do druku, zgodnie z procesem wydawniczym; udział w postępowaniach przetargowych na druk i oprawę introligatorską; prowadzenie strony internetowej czasopisma naukowego „MAZOWSZE Studia Regionalne”;tworzenie projektów graficznych na potrzeby Biura;sprawowanie nadzoru nad poprawnym używaniem logotypów: Biura, marki MAZOWSZE oraz projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej;sprawowanie nadzoru nad konserwacją, użytkowaniem oraz wymianą maszyn powielająco-drukujących i urządzeń introligatorskich.

Zespół zapewnienia funkcjonowanie Biura, w szczególności poprzez:

administrowanie pomieszczeniami Biura i sprawowanie nadzoru nad ich konserwacją i obsługą techniczną oraz współpraca w tym zakresie z samodzielnymi stanowiskami organizacyjno-administracyjnymi w oddziałach terenowych i podmiotami zewnętrznymi; gospodarowanie mieniem Biura i prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej oraz współpraca w tym zakresie z samodzielnymi stanowiskami organizacyjno-administracyjnymi w oddziałach terenowych; prowadzenie spraw z zakresu archiwizacji dokumentów Biura;prowadzenie spraw z zakresu udzielania przez Biuro zamówień publicznych,w tym organizowanie zakupu materiałów oraz innych środków trwałych i usług, niezbędnych do funkcjonowania Biura;prowadzenie spraw z zakresu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w rozumieniu ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2022 r. poz. 2240);prowadzenie magazynu zaopatrzeniowego Biura;prowadzenie spraw z zakresu zakupów wspólnych oraz współpraca z Urzędem w tym zakresie;współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie ochrony danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w Biurze;współpraca z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie realizacji zadań, o których mowa w § 29 Regulaminu;prowadzenie spraw związanych z procedowaniem zarządzeń Dyrektora;prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów prawnych obowiązujących w Biurze, rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Dyrektora, rejestru umów i porozumień zawieranych przez Biuro;wprowadzanie danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, 1692, 1725, 1747, 1768, 1964 i 2414) oraz udostępnianie tych umówprowadzenie księgozbioru Biura;prowadzenie BIP we współpracy z komórkami organizacyjnymi Biura właściwymi merytorycznie;koordynowanie udzielania informacji publicznej we współpracy z komórkami organizacyjnymi Biura właściwymi merytorycznie;zabezpieczenie potrzeb transportowych Biura;obsługa logistyczna krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Biura;prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą;uczestniczenie w przygotowywaniu materiałów informacyjnych i graficznych z zakresu działania Biura.

Do zakresu działań zespołu należy:

prowadzenie rachunkowości Biura; przygotowywanie projektu planu finansowego Biura oraz jego zmian, we współpracy z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie; opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków dla Biura; przygotowywanie zmian w planie finansowym wydatków i dochodów Biura; sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego z zakresu spraw prowadzonych przez Zespół;kontrolowanie zgodności wydatkowania środków finansowych z planem finansowym oraz ich klasyfikacja;dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz ich zgodności z planem finansowym;sporządzanie list płac i innej dokumentacji wymaganej przepisami prawa dla zawartych umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych;sporządzanie bieżących i rocznych rozliczeń pracowników do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych;naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz zobowiązań podatkowych;prowadzenie spraw związanych z egzekucją należności pieniężnych Biura;obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;prowadzenie syntetycznej ewidencji środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami;sporządzanie wyceny inwentaryzowanych w formie spisu z natury rzeczowych składników majątkowych, porównanie ich wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych;przeprowadzanie inwentaryzacji, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, aktywów finansowych na rachunkach bankowych i należności;wydawanie zaświadczeń do celów emerytalno-rentowych oraz innych o wypłacanym wynagrodzeniu;prowadzenie ewidencji wydatków strukturalnych;sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania planu finansowego;przygotowywanie informacji o realizacji Wieloletniej Prognozy Finansowej,w tym o przebiegu realizacji przedsięwzięć wieloletnich;sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków planu finansowego Biura;wykonywanie innych czynności finansowo-księgowych w zakresie niezastrzeżonym dla Głównego Księgowego.

Główny Księgowy

Do zakresu zadań Głównego Księgowego należą:

zapewnienie należytego wykonywania obowiązków kierownika jednostki określonych w przepisach o rachunkowości i o finansach publicznych;zapewnienie sprawnego funkcjonowania służb finansowo-księgowych Biura oraz prawidłowe wykonywanie planu finansowego;prowadzenie spraw z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej Biura;wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Biura; dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;sporządzanie okresowych i rocznych analiz ekonomicznych z wykonania poszczególnych planów finansowych;sprawowanie nadzoru nad sporządzaniem sprawozdań finansowych (miesięcznych, kwartalnych, rocznych);sprawowanie nadzoru nad windykacją należności Biura;weryfikowanie pod względem finansowo-księgowym dowodów księgowych;weryfikowanie pod względem finansowo-księgowym umów zawieranych przez Biuro, w tym kontrasygnata umów pod względem finansowo-księgowym.

W przypadku nieobecności w pracy lub braku możliwości pełnienia przez Głównego Księgowego obowiązków służbowych, zastępuje go osoba wskazana przez Dyrektora w uzgodnieniu z Głównym Księgowym.

Do zadań tego wieloosobowego stanowiska należy:

opracowywanie zasad polityki kadrowej i jej realizowanie; planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń osobowych oraz gospodarowanie limitem wynagrodzeń we współpracy z Głównym Księgowym; prowadzenie naboru na stanowiska urzędnicze w Biurze; prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem służby przygotowawczej; prowadzenie spraw w zakresie okresowej oceny pracowników na stanowiskach urzędniczych; prowadzenie spraw w zakresie planowania indywidualnej ścieżki kariery pracowników; prowadzenie ewidencji pracowników;przygotowywanie dokumentacji w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy oraz awansowania, przeszeregowywania i wynagradzania;ewidencjonowanie czasu pracy pracowników;obsługa pracowników w zakresie:przygotowywania wniosków o wypłatę świadczeń, wynikających ze stosunków pracy (nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne),załatwiania formalności związanych z przejściem na emeryturę lub rentę,ewidencjonowania urlopów i zwolnień lekarskich,wystawiania dokumentów i zaświadczeń;prowadzenie akt osobowych pracowników Biura;angażowanie środków na wynagrodzenia pracowników Biura;realizowanie działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Biura;sporządzanie rocznego planu szkoleń pracowników Biura;prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie spraw kadrowych;współpraca z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie realizacji zadań, o których mowa w § 29 Regulaminu;współpraca z Wieloosobowym Stanowiskiem ds. BHP dotycząca ustalania planów szkoleń pracowników Biura w zakresie BHP.

Do zadań tego wieloosobowego stanowiska należy w szczególności wykonywanie zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze, w tym:

prowadzenie kontroli i analizy warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i  zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz warunków pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze; dokonywanie corocznych ocen bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Biurze; prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;realizowanie zadań, o których mowa w § 2 i § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 oraz z 2004 r. Nr 246, poz. 2468).

Do zadań tego wieloosobowego stanowiska należy świadczenie pomocy prawnej na rzecz Biura w zakresie określonym w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1166), w szczególności:

udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie związanym z działalnością Biura; sporządzanie opinii prawnych w zakresie przedkładanych problemów prawnych; współpraca pod względem formalnoprawnym z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie przy tworzeniu oraz zmianach wewnętrznych aktów prawnych; współpraca pod względem formalnoprawnym z komórkami organizacyjnymi właściwymi merytorycznie przy tworzeniu projektów umów cywilnoprawnych oraz uchwał i informacji dla Zarządu;występowanie z wnioskiem do Dyrektora o wszczęcie postępowania sądowego w przypadku stwierdzenia przez Głównego Księgowego wymagalnych należności względem Biura;reprezentowanie Biura przed sądami, organami administracji państwowej i innymi jednostkami administracyjnymi w zakresie udzielonych pełnomocnictw;współpraca z Zespołem Finansowo-Księgowym w zakresie egzekucji;prowadzenie repertorium spraw sądowych;informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym związanych z działalnością Biura;prowadzenie podręcznej biblioteki publikacji i wydawnictw prawniczych.

Do zadań tego wieloosobowego stanowiska należy:

koordynacja współpracy międzynarodowej w zakresie zadań realizowanych przez Biuro; realizacja lub koordynacja projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej; przygotowywanie wniosków aplikacyjnych dotyczących projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Do zadań tego wieloosobowego stanowiska należy:

zapewnienie niezawodnego i ciągłego funkcjonowania sieci, urządzeń teleinformatycznych i oprogramowań użytkowanych w Biurze; administrowanie siecią komputerową Biura; sprawowanie nadzoru nad eksploatacją sieci, urządzeń teleinformatycznych i oprogramowań użytkowanych w Biurze; wdrażanie systemów i innych rozwiązań teleinformatycznych w Biurze;zapewnienie kompatybilności zakupów IT dokonywanych na potrzeby Biura;instalowanie i konfigurowanie urządzeń sieci LAN, serwerów oraz systemów informatycznych;sprawowanie nadzoru nad eksploatacją sprzętu informatycznego w Biurze;planowanie, wdrażanie i rozbudowa infrastruktury sieciowo-serwerowej oraz systemów informatycznych;wykonywanie i weryfikacja kopii bezpieczeństwa danych oraz systemów;sprawowanie nadzoru nad zapewnieniem bezpieczeństwa haseł i dostępu do sieci;obsługiwanie centrali telefonicznej Biura;zapewnienie wsparcia technicznego użytkowników w zakresie obsługi urządzeń i systemów informatycznych (Helpdesk);obsługiwanie i dokonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego i biurowego;prowadzenie dokumentacji sieci i sprzętu komputerowego;sprawowanie nadzoru nad legalnością oprogramowania w Biurze;prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej urządzeń informatycznych Biura;uczestniczenie w przygotowywaniu materiałów informacyjnych i graficznych z zakresu merytorycznego działania Biura;prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego;prowadzenie stron internetowych Biura we współpracy z komórkami organizacyjnymi Biura;współpraca z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie realizacji zadań, o których mowa w § 29 Regulaminu.